DocuWare 文件管理与工作流程自动化案例研究——DocuWare 工作流程功能使在家工作的员工能够保持沟通和高效工作，支持混合环境

公司名称：Lohmiller & Company /Carrier West
所在地: 美国
行业: 服务提供商
部署方式: 混合
部门: 应付账款，信贷部，人力资源部，收发部，保修科，商业销售部，控制部，营销部，零件部

在试安装 DocuWare 后，Lohmiller & Company 在三年内将 DocuWare 的使用扩展到九个部门； 通过改进工作流程、生产力和效率来改变其开展业务的方式。

“我曾经不愿放弃纸质文件，尤其是与我们客户财务义务有关的法律协议。现在，我再也不会回到纸质系统了！” ——Lohmiller & Company/Carrier West公司,信贷经理 Brenda Erickson

“我不知道我们是否可以计算出使用 DocuWare 节省的时间和精力。这是无价的。”

位于丹佛的 Lohmiller & Company /Carrier West 是科罗拉多州最大的独立 暖通空调解决方案提供商。 该公司为社区提供了舒适，改善了人们的生活。

Lohmiller & Company/Carrier West 成立于1991年，为 5000 多家服务于满足该地区住宅和商业社区暖通空调需求的客户提供最好的设备品牌、零件和用品。公司拥有 200 名员工和四个分公司，荣获地区和国家最佳工作场所表彰荣誉，在赢得员工的心和思想方面表现出色。这一成就一部分是归功于于先进技术的引进。这些先进技术有助于实现模范管理。 DocuWare 于2018年作为一种减少纸张使用的数字存储系统被引进，他们获得了立竿见影的好处。“就在我的办公室里，我有五个文件柜，每个都五英尺高，六英尺宽，里面装满了纸质文件。 每个办公室的墙上都有一个文件柜，”该公司的信贷经理Brenda Erickson 说。“现在我有空间放置桌椅来举办小型会议。”

DocuWare 改善了工作流程
Lohmiller & Company/Carrier West 很快意识到 DocuWare 还改进了工作流程和效率。该公司严重依赖电子邮件通信，在电子信息的海洋中有时会忽略面向任务的请求。DocuWare 工作流程通过允许使用带有嵌入式提醒的任务通知解决了这个问题。

现在，管理人员收到任务通知，打开并采取行动。还有一个关于什么请求被发送给谁以及何时发送的审计跟踪。“它减轻了电子邮件作为任务工具的作用，这对我们的业务非常有帮助——我们变得更有效率，”Erickson 说。当被问及实施和培训时，她说：“最初，我不愿意放弃纸质文件，尤其是与客户的财务义务有关的法律协议。部分原因是我们在 2013 年感染了病毒，失去了之前的内部 电子存储系统。
DocuWare 是安全的，我永远不会回到纸质系统。一旦人们克服了对变化的天生恐惧，并在我们东芝合作伙伴的培训帮助下，适应很快，使用起来也很有趣！” 如今，该公司以数字方式存储了数十万份文档。

适用于每个部门的 DocuWare
在最初安装后仅三年内，该公司就将其使用范围扩大到总共九个部门，增加了运输和接收部、商业销售部、保修部、控制部、信贷部、营销部、零件部和人力资源部。 “一旦采纳了 DocuWare 的概念，我们就意识到它在我们的业务中可以拥有并且现在确实拥有多么突出的位置。 作为 DocuWare 产品支持者和项目实施负责人，看到这些变化发生是令人兴奋和充实的。”

“一旦人们克服了对变化的自然恐惧，适应就会很快，而且使用起来真的很有趣！”

现在，DocuWare Forms 用于启动作为日常运营一部分的工作流程。 所有现有的工作流程都旨在提高生产力并最大限度地减少后续工作。 与工作流工具协作的部门包括：

人力资源：将人力资源与招聘经理、工资单、IT 和高级管理人员联系起来，了解招聘和薪酬调整。

应付帐款：将员工与经理和 AP 联系起来，以报销费用报告。

定价/营销：在定价、管理和 AP 之间提供自动化，以实现无缝贷记凭证输入。

审计要求：整个公司协作存储公司合规审计所需的文件。 信息可以在几分钟或几小时内找到一个地方，而不是几天或几周。

“一旦采纳了 DocuWare 的概念，我们就意识到它在我们的业务中可以拥有并且现在确实拥有多么突出的位置。 作为 DocuWare 产品支持者和项目实施负责人，看到这些变化发生是令人兴奋和充实的。”

远程时保持团队联系
Lohmiller & Company/Carrier West 被科罗拉多州指定为 2020 年的基础业务，使该业务能够继续尽可能正常地运营。DocuWare 工作流程功能使在家工作的员工能够保持沟通和高效工作。 该技术使他们能够支持永久的混合工作环境。