鲸会务会议分享：大会难办怎么办？

大会难办，几乎是会议策划、管理与服务从业者公认的事实。会议举办难度随会议规模扩大而指数级增长，为什么会出现这种现象？我们又要如何应对？

大会难办源于会议因素间复杂的相互作用关系

首先，我们要对会议活动有一个清晰的认知，那就是会议不是简单的参会人排排坐，服务人员奉茶水。会议是一项复杂的活动，由各种因素与关系方组成，而各因素与各关系方之间也存在着或强或弱相互作用。

简单地说，开会，尤其是大型会议，本就是一件比想象复杂的事情。

会议因素的动态性

组织会议不是写代码，你按照逻辑写好了，检查好没有bug，它就会按照你的期望运行。会议的各种因素都存在着不确定性，比如一个重磅演讲嘉宾飞机延误了不能按时出现，比如报名400人实际因各种原因只来了200人，比如天气预报明明是晴天忽然下起了雷阵雨……会议规模越大，可能变动的因素就越多。

会议因素存在关联性

会议因素往往不是独立存在的，而是有一定的协作性和关联性。比如某场会议因邀请了某重磅嘉宾而吸引了很多参会者，那么该嘉宾的因故缺席就会影响到这部分参会者的参会积极性，甚至因该嘉宾产生的会议赞助、参会媒体等也会受影响。

会议因素的开放性

如果一场会议是公司内部会议，往往可控因素更多些。但很多会议是对外的，参会者与主办方的利益关系不强，可控性也不强，出现意外的几率就随之增加。越大型的会议，这种现象就越明显。

做好这三点，大会效果有保障

1、着力关注关键性影响因素

其实会议管理从某种程度来说也遵循着帕累托法则。一个重磅嘉宾对一场会议的影响与一个普通参会者的影响显然不同。会议组织者要想清楚一场会议的关键因素有哪些，把相对多的精力放在这些因素上。只要把控好这些关键点，其它因素即使出现小问题，对大会整体效果的影响通常都不会太大。

2、做好预备方案，防患于未然

做好预案，把各种可能的突发情况提前想到，并准备B计划，应该成为会议组织者的基本素质。很多时候，成败藏于细节，想的越细，失误的概率越小，会议达到预期的可能性就越大。

3、组织分工明确，责任到人

与管理基本原则并无二致，会议管理同样要完善责任制，把所有工作落实到人。每个人都要对自己负责的部分想清楚、想到细处。出现突发情况能随时找到相应部分的责任人进行跟进，避免出现踢皮球的情况。

鲸会务适用于流程复杂、安全级别高、体验要求高的大型会议场景，助力客户提升办会品质与效率。通过会议数字化管理，可以节省出更多人力跟进关键影响因素，可以减少会议组织与跟进过程中的人为性失误，还可以从后台实时关注参会数据，提早发现问题并予以应对。